A chi non è mai capitato di dover utilizzare Exel per analizzare dati, tenere un elenco con le email dei clienti o programmare attività e imbattersi in azioni complesse e macchinose?

Se sei qui è capitato anche a te quindi è il momento di imparare alcuni trucchi indispensabili per utilizzare Excel al meglio e aumentare la produttività.

Aggiungere colonne o righe in Excel

Quando i dati sono tanti potrebbe essere necessario aggiungere colonne o righe a un foglio di lavoro. La maggior parte delle persone si armerebbe di pazienza e le aggiungerebbe una ad una. Ma se le colonne o righe da aggiungere sono centinaia? In questo modo sarebbe un vero e proprio suicidio! Per fortuna c’è un modo migliore per farlo.

Se serve aggiungere colonne o righe in un foglio di calcolo è sufficiente evidenziare il medesimo numero di colonne o righe, già presenti, che si vuole aggiungere, cliccare sul tasto destro del mouse e selezionare “Inserisci”.

Utilizzare i filtri in Excel

I filtri consentono di trovare più facilmente qualcosa all’interno di una tabella. Se, per esempio, è stato creato un documento con tutti gli indirizzi delle aziende con le quali si collabora, ma in quel momento si ha bisogno solo di una determinata provincia, i filtri permettono di trovare in fretta quello che si cerca.

Come si aggiunge un filtro in Excel:

  • Entra nel foglio di lavoro;
  • Seleziona un’area dove applicare il filtro;
  • Vai nella barra degli strumenti;
  • Clicca su “Ordina e Filtra”
  • Seleziona “Filtro” dal menù a tendina.

Una volta eseguiti questi passaggi a lato di ogni titolo di colonna apparirà una freccia rivolta in basso, cliccandoci sopra si apre un menù dal quale è possibile guidare il filtro.

Rimozione dei campi duplicati in Excel

In una guida su come utilizzare al meglio Excel non si può non parlare di come rimuovere i duplicati dai fogli di lavoro.

Per prima cosa entra nel tuo foglio lavoro e poi procedi in questo modo:

  • Seleziona l’area da controllare;
  • Seleziona la scheda “Dati” che trovi nella barra degli strumenti e scegli il “Filtro” avanzato dove trovi la porzione di celle da controllare;
  • Spunta la voce “Copia univoca” dei record per nascondere i duplicati e permetterti di vedere le informazioni che comprendono solo valori univoci;
  • Indica l’area del foglio dove intendi copiare i dati appena filtrati;
  • Salva la nuova lista usando un nome diverso dal precedente ed elimina i duplicati.

Trasporre dati velocemente da colonne a righe e viceversa

Quando si lavora la produttività è essenziale, per questo è utile trasportare dati in pochi clic senza perdere tempo a trascrivere tutto.

  • Seleziona i dati da copiare comprese le etichette e copia, utilizza la scorciatoia classica “Ctrl+C“;
  • Clicca con il tasto destro del mouse sulla prima cella dove intendi copiare i dati e seleziona “Trasponi” che trovi di solito nella tendina “Incolla speciale”. Ecco fatto in pochi clic il lavoro di ore!

Formattazione condizionale in Excel

Questa funzione permette di evidenziare rapidamente i dati importanti di un foglio di calcolo utilizzando regole determinate. Se le regole predefinite non soddisfano le tue esigenze, puoi aggiungere alla regola di formattazione condizionale una formula per semplificare le operazioni.

Esempio: un file contiene 3 colonne “A=Compleanni, B=Nominativi e C=Auguri inviati” e vuoi controllare i compleanni e contrassegnarli una volta inviati gli auguri. In questo caso puoi usare la formattazione condizionale che è incentrata su 2 regole, ognuna con una formula specifica:

  • Prima regola nella colonna A per indicare i compleanni futuri;
  • Seconda regola nella colonna C che indica le celle in cui c’è la S che indica che gli auguri sono stati spediti.

Come creare la prima regola:

  • Seleziona le celle trascinando il mouse;
  • Clicca “Home>Formattazione condizionale>Nuova regola“, in alcuni casi trovi la voce cliccando a destra del mouse e in altri nel menù sotto la voce “Formato”;
  • Nella finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione” clicca “Utilizza una formula” per determinare le celle che intendi formattare;
  • In “Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero”, inserisci questa formula “A2>OGGI()“, serve a controllare che le date siano successive alla data di inserimento. Se sono successive vengono formattate tutte: clicca “Formatta” e seleziona un colore e uno stile poi clicca “Ok”, la formattazione della colonna A è completa.

Come creare la seconda regola:

  • Seleziona le celle dove vuoi visualizzare la spedizione degli auguri;
  • Ripeti i passaggi fino all’inserimento della formula che stavolta sarà =C2=”S” in questo modo controlli se le celle contengono la “S” se ci sono vengono formattate. Seleziona anche qui “Colore” e “Stile”, clicca su “Riempimento” e poi su “Verde”.

Utilizzare $ in Excel

Capita spesso di trovare questo simbolo nelle formule, non serve a indicare la valuta ma fa sì che i riferimenti della formula non cambino. Quindi se vuoi copiare una formula devi anteporre alla lettera della colonna e al numero della riga $, ad esempio: “$C$12”.

Utilizzare la funzione “CONTA.SE” in Excel

Questa funzione permette di contare il numero delle celle che soddisfano un determinato criterio. Ad esempio le celle che cominciano con una determinata lettera o con un valore numerico ben preciso.

CONTA.SE ha una sintassi che prevede questi argomenti “CONTA.SE(intervallo; criteri):

  • Intervallo: intende le celle che vuoi contare e che contengono nomi, numeri, matrici, eccetera;
  • Criteri: espressioni-numeri-riferimenti delle celle, stringhe di testo che determinano quali celle devono essere contate.